Encrypted Notes to seria, w której dzielę się notatkami i przemyśleniami z wartościowych materiałów, na które trafiam. To przede wszystkim moje własne notatki, ale uznałem, że mogą przydać się również Tobie. Dzisiaj omawiam najważniejsze informacje z dwóch webinarów o Impact Mappingu, w których Gojko Adzic pokazuje, jak skutecznie łączyć cele biznesowe z działaniami zespołów projektowych.

TL;DR

Impact mapping to technika planowania, która pomaga zespołom osiągać realną wartość biznesową zamiast tylko „dostarczać funkcje”
Istnieją trzy główne konteksty stosowania impact mappingu: fokusowanie dostawy, przeformułowanie problemu i uzyskanie ogólnego dopasowania
Kluczowe wskazówki dla skutecznej facilitacji: przygotuj cel z wyprzedzeniem, zacznij od wpływów zamiast aktorów, skupiaj się na zmianach zachowań, nie na samych zachowaniach
Impact mapping świetnie współgra z OKRami – impacty to praktycznie Key Results, a cel z mapy to Objective
Na mapie mierz to, co ważne: w przypadku fokusowania dostawy ważne są metryki wpływu, a przy przeformułowaniu problemu metryki celu

Problem „Underpants Gnomes” w zarządzaniu produktem

Znacie może odcinek South Park o skrzatach kradnących majtki? Plan ich biznesu wyglądał następująco:

Zbierz majtki
???
Zysk!

To samo dzieje się w wielu zespołach Agile, które mierzą postęp jedynie poprzez liczbę zrealizowanych historyjek czy story pointów. Ta metoda pokazuje tylko, ile pieniędzy wydaliśmy, a nie co dzięki temu osiągnęliśmy.

Jak trafnie ujął to Gojko Adzic w swojej prezentacji: „Nie ma znaczenia, jak szybko ludzie dostarczają oprogramowanie, jeśli wydają 75 milionów bez dostarczenia czegokolwiek wartościowego”. Takie podejście prowadzi do tzw. „Squirrel Driven Management” – chaotycznego skakania od priorytetu do priorytetu bez jasnego kierunku.

Impact mapping pomaga rozwiązać ten problem, tworząc brakujące ogniwo między dostarczanymi funkcjami a celami biznesowymi.

Czym jest Impact Mapping?

Impact mapping to wizualna technika planowania, która łączy strategiczne cele biznesowe z konkretnymi działaniami. Impact map zwykle wygląda jak umysłowa mapa złożona z czterech poziomów:

Cel biznesowy – co organizacja chce osiągnąć
Aktorzy – kto może pomóc lub przeszkodzić w osiągnięciu celu
Impacty – jak chcemy zmienić zachowanie aktorów
Działania/funkcje – co możemy zrobić, aby wywołać te zmiany

Ta struktura wymusza myślenie o dostarczaniu wartości zamiast o dostarczaniu funkcji. Zamiast skupiać się tylko na liście funkcji, zespół koncentruje się na zmianach zachowań, które prowadzą do osiągnięcia celu biznesowego.

Trzy kluczowe konteksty stosowania Impact Mappingu

Na podstawie badań przeprowadzonych przez Gojko Adzica i Christiana Hassę z Wiednia, wyłoniły się trzy główne konteksty, w których impact mapping jest szczególnie przydatny:

1. Fokusowanie dostawy (znane cele, za dużo opcji)

Ten kontekst występuje, gdy cele są znane, ale jest ich za dużo i nie wszystkie można zrealizować jednocześnie. Impact mapping pomaga wtedy skupić działania na tym, co przyniesie największą wartość.

Wskazówki dla tego kontekstu:

Ustal jasny cel przed rozpoczęciem sesji impact mappingu
Zaangażuj zarówno interesariuszy, jak i zespół deweloperski
Utrzymuj działania na wysokim poziomie (tygodnie lub miesiące pracy)
Stwórz mierzalne metryki na poziomie impactów
Regularnie przeglądaj te metryki podczas dostarczania

Przykład z praktyki: zespół w BBC planował projekt, który miał przyciągnąć setki tysięcy aktywnych użytkowników. Bez jasnego celu i metryk sukcesu, po kilku miesiącach redefiniowali cel wielokrotnie, ostatecznie wydając £75 milionów bez przejrzystych wyników.

2. Przeformułowanie problemu (niejasne wspólne cele)

Ten kontekst występuje, gdy cele nie są jasne lub nie są wspólnie rozumiane. Impact mapping służy wtedy do odkrycia i doprecyzowania właściwego problemu do rozwiązania.

Wskazówki dla tego kontekstu:

Jedna osoba powinna zbierać informacje od różnych interesariuszy
Spotykaj się z mniejszymi grupami, a nie całym zespołem naraz
Przedstaw później propozycję całościowego rozwiązania
Skup się na metrykach biznesowych na poziomie celu

Przykład z praktyki: Europejski urząd podatkowy chciał zbudować system wykrywania oszustw oparty na AI. Po przeprowadzeniu impact mappingu zdali sobie sprawę, że większą wartość przyniesie system identyfikujący przypadki, gdzie nie ma oszustwa, co pozwoliło pracownikom skupić się na najbardziej podejrzanych sprawach. Efekt? Zaoszczędzili 10 razy więcej pieniędzy niż początkowo planowali.

3. Uzyskanie ogólnego dopasowania (brak zadeklarowanych celów)

Ten kontekst występuje, gdy rozwiązania są przepisane zamiast celów, np. „musimy wymienić stary system na nowy”. Impact mapping pomaga odkryć rzeczywistą wartość biznesową ukrytą za takim zadaniem.

Wskazówki dla tego kontekstu:

Przygotuj szkic celu przed sesją
Zaangażuj głównych interesariuszy bez zespołu deweloperskiego
Unikaj dyskusji o dostarczanych elementach
Skup się na doprecyzowaniu celu i wysokopoziomowych impactach

Pięć kluczowych wskazówek dotyczących facilitacji

Niezależnie od kontekstu, oto pięć najważniejszych wskazówek dla skutecznej facilitacji sesji impact mappingu:

1. Pokaż prosty przykład mapy z pokrewnego kontekstu

Pokaż uczestnikom prosty przykład impact mapy z pokrewnego, ale nie identycznego kontekstu. Przykład powinien być wystarczająco prosty, by uczestnicy zrozumieli strukturę, ale nie na tyle podobny, by ograniczał ich kreatywność.

2. Zacznij od impactów, pomiń aktorów

Nie zaczyaj od celu, później aktorów i dopiero impactów. Lepiej przejść od celu bezpośrednio do zastanowienia się, jakie zmiany zachowań mogłyby przyczynić się do osiągnięcia celu. Dopiero potem pogrupuj te impacty według aktorów. To zapobiega utknięciu w dyskusjach o tym, którzy aktorzy są najważniejsi.

3. Skupiaj się na kierunku zmiany, nie tylko na zachowaniu

Nie wystarczy opisać zachowania (np. „Wykrywanie błędnie skategoryzowanych płatności”). Trzeba określić pożądaną zmianę: szybciej? dokładniej? taniej? Ten kierunek zmiany jest kluczowy do mierzenia postępu.

4. Nie przeszkadzaj ludziom w łamaniu struktury

Jeśli uczestnicy chcą dodać dodatkowe informacje, które nie pasują do klasycznej struktury impact mapy (np. ograniczenia czy kontekst), pozwól im na to. Możesz stworzyć osobną sekcję dla takich informacji. Ważniejsza jest wartościowa dyskusja niż idealna struktura.

5. Traktuj dostarczane elementy jako opcje, nie zobowiązania

Impact mapping działa najlepiej, gdy traktujemy dostarczane elementy jako opcje do rozważenia, a nie jako sztywny plan. Ważne jest zachowanie opcji i możliwość zmiany kierunku, gdy coś nie działa.

Łączenie Impact Mappingu z OKR

Impact mapping doskonale współgra z metodologią OKR (Objectives and Key Results):

Cel z impact mapy odpowiada Objective w OKR
Impacty (zmiany zachowań) to właściwie Key Results
Hierarchia OKR pasuje do struktury impact mapy, gdzie Key Result z wyższego poziomu może stać się Objective na niższym poziomie

Myśląc o impactach jako o Key Results, zyskujemy naturalny sposób mierzenia postępu w kierunku celu.

Praktyczne wskazówki na start

Jeśli chcesz zacząć stosować impact mapping w swojej organizacji:

Zacznij od małej skali – wybierz jeden projekt lub inicjatywę
Przygotuj cel z wyprzedzeniem – nie próbuj uzgadniać celu podczas sesji
Pokaż przykład – przygotuj prosty przykład impact mapy
Skup się na zmianach zachowań – zadbaj o to, by impacty opisywały kierunek zmiany
Regularnie wracaj do mapy – wykorzystuj ją do monitorowania postępu

Polecane książki i materiały

„Impact Mapping” – Gojko Adzic
„Four Disciplines of Execution” – Chris McChesney, Sean Covey, Jim Huling
„Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs” – John Doerr

Źródła:

Facilitating Impact Mapping sessions, Gojko Adzic, webinar (transmisja na żywo), 26 maja 2021
Impact Mapping with Innovation Games Gojko Adzic, webinar #128, 2 marca 2017

Impact mapping to nie tylko technika planowania – to sposób myślenia o wartości biznesowej i o tym, jak nasze działania przekładają się na faktyczne rezultaty. Zamiast kolekcjonować „brudną bieliznę” w postaci story pointów, zacznij skupiać się na realnych zmianach, które prowadzą do sukcesu biznesowego.

Tag: Gojko Adzic

Impact Mapping: Sposób na łączenie biznesu i działań zespołów projektowych #N10