TL;DR

Produktywność wymaga równowagi – dobre hamulce są równie ważne jak przyspieszanie, szczególnie w erze AI
Emocje sterują logiką – AI może służyć jako narzędzie do wentylacji emocjonalnej i pogłębionej refleksji
Cztery typy czasu: do celu, odpoczynek, relacje i kreatywność – większość menedżerów ma problemy z balansem
Personalizacja kluczowa – ogólne prompty dają ogólne odpowiedzi, konkretne dane kontekstowe zmieniają wszystko
Proste automatyzacje wygrywają – kilka bloków w Make.com może zastąpić skomplikowane aplikacje
Menedżerowie potrzebują podróży w czasie – zarządzanie strategią różni się od odhaczania tasków
Claude najlepszy do empatii – inne modele przy zagadnieniach psychologicznych wypadają słabiej

Czy czujesz się przytłoczony tempem rozwoju AI? Zastanawiasz się, jak wykorzystać nowe technologie bez spalenia się w procesie? Piotr Nabielec z Productivity by Heart pokazuje jednak, że skuteczna produktywność to nie sprint, ale maraton wymagający mądrych hamulców.

Jak dorośli się uczą – fundament wykorzystania AI

Podstawą skutecznego rozwoju jest zrozumienie cyklu uczenia się dorosłych: Doświadczenie → Refleksja → Wiedza → Eksperyment → Nowe doświadczenie

Problem polega na tym, że dziś często pomijamy refleksję i od razu szukamy wiedzy. Mamy jakieś doświadczenie, dlatego natychmiast lecimą do Perplexity: „daj badania, powiedz mi co robić”.

AI ma fantastyczne zastosowanie do pogłębiania refleksji i planowania eksperymentów. Nie służy tylko do zbierania kolejnych, konkretnych rozwiązań. Bez refleksji jednak zbieramy informacje obciążone confirmation bias – otaczamy się rzeczami, które potwierdzają to, co już wiemy.

Dlaczego hamulce są ważniejsze niż przyspieszenie

Inspiracją dla właściwego podejścia do produktywności są szybkie samochody. Pierwszą rzeczą sprawdzaną w sportowym aucie nie jest moc silnika, ale jakość hamulców.

Formuła 1 przyspiesza do setki w 1,7 sekundy, ale hamuje z setki do zera na zaledwie 17 metrach. Od zera do stu i z powrotem do zera zajmuje takiemu bolidowi 4 sekundy. W Krakowie natomiast tyle czasu potrzebują ludzie, żeby ruszyć z zielonego światła.

Paradoks produktywności polega na tym, że aby poruszać się szybciej, trzeba być lepszym w zwalnianiu. Problem dotyczy szczególnie branży produktywności – wielu ekspertów, którzy uczyli ludzi robienia rzeczy lepiej i szybciej, kończy z wypaleniem zawodowym czy depresją.

Cztery typy czasu każdego menedżera

Większość osób kojarzy produktywność wyłącznie z czasem do celu – kolejne taski, projekty, ciśnienie. Tymczasem jako ludzie potrzebujemy również trzech innych typów czasu:

Czas do odpoczywania – służy ładowaniu wewnętrznego akumulatora
Czas na relacje – koncentruje się na więzi i poczuciu bezpieczeństwa
Czas kreatywny – aktywność bez wprost określonego rezultatu

Średnia z ponad 1000 osób z kursów produktywności: stan „akumulatora energetycznego” wynosi 55%. Ten wynik pokazuje jednak skalę problemu z równowagą.

Zmora wielu menedżerów polega na utykaniu pomiędzy tymi czasami. Niby siedzą nad celami, ale są zbyt zmęczeni na skupienie. Chcą odpocząć, jednak biorą telefon i scrollują. W relacjach są mało obecni, ponieważ myślą o 15 projektach naraz.

Produktywność menedżerska to podróże w czasie

Awansując w hierarchii firmowej, perspektywa zarządzania radykalnie się zmienia. Szeregowy pracownik może czasem kończyć dzień z odhaczonymi wszystkimi taskami. Menedżerowie zawsze mają więcej do zrobienia niż są w stanie wykonać.

Ta zmiana wymaga przejścia od myślenia „jak zrobić wszystko” do „co jest najważniejsze”. Im wyżej w hierarchii, tym częściej trzeba mówić „nie”, odmawiać i podejmować strategiczne decyzje.

Jak mówi cytat z książki „Essentialista”: „Jeśli nie ustalisz priorytetów w swoim życiu, to ktoś zrobi to za ciebie.”

Kompas dla każdej decyzji produktywnościowej to formuła: Produktywność = Wartość ÷ Wysiłek. Chcesz zwiększyć produktywność? Podnoś wartość rzeczy, które robisz, albo zmniejszaj wysiłek potrzebny do ich wykonania.

Menedżerowie poruszają się między czterema poziomami:

Taski – najbliższa perspektywa, domykanie konkretnych zadań
Projekty – zarządzanie kilkoma równoległymi inicjatywami
Strategia – jedna decyzja wpływa na wiele projektów
Wartości – najwyższy poziom, wpływający na całą organizację

Każdy pracownik ma natomiast trzy źródła pracy do zbalansowania:

Wrzutki – bieżąca komunikacja (maile, Slack, Teams, telefony)
Kalendarz – ustrukturyzowane spotkania z konkretnymi godzinami
Lista zadań – taski możliwe do przesunięcia w czasie

W zależności od tego, który element dominuje, potrzebny jest zupełnie inny system organizacji.

AI jako osobisty coach i terapeuta

Skuteczne wykorzystanie AI w coachingu wymaga trzech elementów: określenia roli modelu, dostarczenia konkretnych danych kontekstowych i jasnego sprecyzowania oczekiwań.

Claude od Anthropic najlepiej radzi sobie z emocjami i empatią. Testowanie różnych modeli pokazuje, że w kwestiach psychologicznych ma najbardziej ludzkie odpowiedzi.

Przykład praktycznego prompta do wentylacji emocjonalnej: „Jesteś w roli praktyka NVC (porozumienie bez przemocy). Wejdź ze mną w konwersację w taki sposób, żeby ułatwić mi danie sobie empatii. [opis sytuacji i emocji]”

Model może służyć jako narzędzie do pogłębiania refleksji strategicznych. Po opisaniu problemu można poprosić: „Odpowiedz dwoma-trzema zdaniami podsumowania i zadaj jedno pytanie, które pogłębi moją refleksję.”

Przewagą AI w tym kontekście jest dostępność 24/7. Można kontynuować rozmowę po trzech dniach dokładnie w tym samym miejscu, w którym ją przerwano.

Dlaczego emocje wygrywają z logiką

Każdy ma w mózgu co najmniej dwa układy. Limbiczny jest blisko pnia mózgu, generuje hormony i reaguje na emocje. Gdy się pobudzi, odcina korę mózgową odpowiedzialną za logiczne myślenie.

Na paczce papierosów może być napisane „umrzesz w męczarniach”, ale to nieważne – podświadoma, emocjonalna warstwa i tak steruje zachowaniem. Dlatego emocje mają pierwszeństwo przed logiką w pracy menedżera.

Model jest emocjonalnie niezwiązany z użytkownikiem, co stanowi zaletę. Osoba bliska, która sama ma emocje związane z naszymi problemami, nie pomoże tak skutecznie jak neutralny obserwator.

Trzy przydatne podejścia terapeutyczne do wykorzystania z AI:

CBT (kognitywno-behawioralne) – skupia się na emocjach i wzorcach myślenia
NVC (porozumienie bez przemocy) – dociera do potrzeb i poczucia bezpieczeństwa
IFS (system wewnętrznej rodziny) – pomaga rozwiązać konflikty między różnymi częściami osobowości

Proste automatyzacje, które zmieniają wszystko

Zamiast szukać idealnej aplikacji, lepiej stworzyć narzędzie dopasowane do własnych potrzeb. Przykład prostej automatyzacji nagrywania notatek głosowych:

Konfiguracja w Make.com (4 proste kroki):

Webhook – słucha nagrań z telefonu
Whisper – robi transkrypcję audio na tekst
Prompt AI – podsumowuje w 5-8 słowach
Integracja – dodaje task do aplikacji zadań (Todoist, TickTick, ClickUp)

Skrót na iPhone:

Nagraj dźwięk
Puknij do webhooka
Pokaż powiadomienie o dodaniu

Całość działa jednym naciśnięciem przycisku na telefonie. Zamiast odblokowywać urządzenie i walczyć z 50 powiadomieniami, można szybko zapisać myśl, która automatycznie trafia do systemu zadań.

Przewaga prostych automatyzacji polega na możliwości szybkiej iteracji. Nowy model, zmiana narzędzia – przepięcie kilku klocków i wszystko znów działa.

Uwaga na halucynacje AI

Modele czasami wymyślają informacje, żeby wydawać się wiarygodne. Przykład z praktyki: po zapytaniu o źródła do badań, model odpowiedział: „Przepraszam, ale te dane są zmyślone. To była moja nieodpowiedzialna próba stworzenia pozorów wiarygodności.”

Dlatego AI najlepiej sprawdza się do pogłębiania refleksji i planowania eksperymentów, nie jako źródło faktów do weryfikacji.

Techniki zarządzania stresem wspierane AI

Ciało podlega przewidywalnym cyklom, które warto znać dla lepszej produktywności:

Tension-release – naprzemienne napinanie i rozluźnianie partii mięśni pomaga w relaksacji
Oddychanie – większość menedżerów ma spiętą przeponę i płytki oddech, co napędza układ nerwowy. Techniki jak oddychanie boksowe (4-7-8 sekund) czy box breathing (5-5-5-5) pomagają się wyciszyć
Limfa – nie ma pompy jak serce, więc wymaga ruchu do przepychania przez organizm
Stymulatory – po kawie czy innych pobudzających środkach trzeba je zbalansować czymś uspokajającym

Przeciętny człowiek oddycha pół litrem powietrza, mimo że płuca mają pojemność 5-6 litrów. Powiększenie powierzchni oddechowej zwalnia oddech, obniża tętno i uspokaja całe ciało.

Dwa układy nerwowe

Masz układ współczulny (naparzanie, adrenalina) i przewspółczulny (rest and digest, uspokojenie). Kluczowa umiejętność w produktywności to nauczenie się jednym i drugim operować – przyspieszyć gdy chcesz, zwolnić gdy potrzebujesz.

Problem polega na tym: jeśli od tygodnia cisniesz na wysokich obrotach i masz problemy z zasypianiem, dziesięciominutowym ćwiczeniem się nie wyciszysz. Działa to jak koło zamachowe – kroczek po kroczek.

Otoczenie kształtuje nawyki

Badania pokazują potężny wpływ otoczenia na zachowania:

57% większe prawdopodobieństwo otyłości, jeśli otaczasz się osobami z nadwagą
33% szansy na rozpoczęcie ćwiczeń, gdy ktoś bliski zaczyna trenować

Nawyki dryfują automatycznie w stronę nawyków ludzi, którymi się otaczasz – prawie bez żadnego wysiłku z twojej strony.

Sprawdzone techniki oddechowe

Kluczowe jest eksperymentowanie i personalizacja. Ogólny prompt „potrzebuję się wyciszyć” da ogólną odpowiedź. Lepiej napisać: „Zrobiłem trzy sesje relaksacji Schulza i bardzo mi pomogły. Zaproponuj podobne techniki.”

Techniki warte wypróbowania:

Wim Hof – intensywne oddychanie energetyzujące
Butejko – metoda kontrolowanego oddychania
Relaksacja Schulza – progresywne rozluźnianie mięśni

Jak wykorzystać dziennik z AI

Dla osób prowadzących regularny dziennik, AI oferuje unikalne możliwości analizy:

Znajdowanie wzorców – model wyłapie powtarzające się tematy, których można nie dostrzec w długim tekście
Pogłębianie refleksji – „Gdybyś był coachem, jakie pytanie zadałbyś autorowi tego dziennika, żeby pogłębić jego refleksję?”
Metafory – „Przedstaw ten miesiąc jako metaforę” może dać zaskakujące insights
Ślepe punkty – „Czego próbuję nie widzieć?” lub „Jakie negatywne wzorce mogę przegapić?” uderza w confirmation bias

To ostatnie pytanie jest szczególnie cenne. Jak się trochę pogubisz, zadaj sobie pytanie: „Najważniejszego nie widzisz.” Mamy kawałek psychiki, który chroni nas przed tym najbardziej niewygodnym, przed czym uciekamy.

Sprawdzone techniki dla menedżerów

Poranna rutyna (elementy testowane latami):

2-3 szklanki wody z cytryną dla nawodnienia
12 minut oddechowych i rozciągających ćwiczeń
Przegląd kalendarza i priorytetów na dzień

Bloki skupienia:

Minimum 2-3 godzinne bloki tygodniowo na strategiczną pracę
Wymaga ustalenia jasnych kanałów komunikacji z zespołem
Wyłączenie wszystkich powiadomień na czas sesji

Pomodoro dla menedżerów:

Sesje 25-60 minutowe z przerwami na rozładowanie kolejek komunikacyjnych
Kluczowe: ustalenie z zespołem, kiedy można przeszkadzać, a kiedy nie
Eksperymentowanie z długością sesji w zależności od typu pracy

Kanały komunikacji (ustal z zespołem):

Mail – spodziewany czas odpowiedzi: do końca dnia
Slack/Teams – godzina maksymalnie
Telefon – natychmiast dla pilnych spraw

Organizacja systemów:

Kolorowanie kalendarza – 2-3 kolory i warstwy ułatwiają zarządzanie
Koszulki na liście zadań – oznaczanie czasów (S=15 min, L=godzina) przyspiesza decyzje

Checklist: Wdrożenie AI w codzienną produktywność

Diagnoza aktualnego stanu

[ ] Oceń swój „akumulator energetyczny” w skali 0-100%
[ ] Przeanalizuj podział czasu: cele vs odpoczynek vs relacje vs kreatywność (0-10 każdy)
[ ] Zidentyfikuj główne źródło pracy: wrzutki vs kalendarz vs lista zadań (% każdego)

Przygotowanie narzędzi AI

[ ] Przetestuj Claude od Anthropic do zagadnień emocjonalnych
[ ] Przygotuj podstawowy prompt do coachingu: rola + dane kontekstowe + oczekiwania
[ ] Zapisz 3-5 rzeczy o sobie: co działa, czego nienawidzisz, preferencje

Pierwsza automatyzacja

[ ] Załóż konto na Make.com (darmowy plan wystarczy na start)
[ ] Skonfiguruj webhook do odbierania nagrań
[ ] Połącz z Whisper do transkrypcji
[ ] Dodaj prosty prompt podsumowujący
[ ] Podłącz do swojej aplikacji zadań

Poranna rutyna

[ ] Nawodnienie: 2-3 szklanki wody z cytryną
[ ] 12 minut ćwiczeń oddechowych i rozciągających
[ ] Przegląd kalendarza i ustalenie priorytetów
[ ] Zablokowanie powiadomień na pierwsze 2-3 godziny pracy

Zarządzanie komunikacją

[ ] Ustal z zespołem kanały komunikacji: normalny vs pilny vs kryzysowy
[ ] Oznacz w kalendarzu bloki skupienia (min. 2-3 godzinne tygodniowo)
[ ] Skonfiguruj tryb „nie przeszkadzać” z wyjątkami dla najważniejszych osób

Eksperymenty z AI

[ ] Przetestuj prompt do wentylacji emocjonalnej po stresującym dniu
[ ] Użyj AI do przygotowania się do one-on-one z pracownikiem
[ ] Poproś o analizę wzorców z dziennika (jeśli prowadzisz)
[ ] Wypróbuj techniki oddechowe i zapisz, które działają

Kluczowe wnioski

Produktywność menedżerska w erze AI wymaga nowego myślenia. Wartość przez wysiłek oznacza podwyższanie wartości działań przy jednoczesnym zmniejszaniu wysiłku.

Personalizacja jest kluczem do skutecznego wykorzystania AI. Im więcej eksperymentów i konkretnych danych dostarczy się modelowi, tym lepsze odpowiedzi można otrzymać.

Drobne, codzienne zmiany mają większe przełożenie na rzeczywistość niż dramatyczne, jednorazowe zrywy. Budowanie nawyków przeważa jednak nad sporadycznymi akcjami.

Odsiewanie esencji staje się nową, kluczową kompetencją w erze AI. Kiedyś nie było możliwe zrobić wszystko, więc trzeba było podejmować decyzje. Teraz AI sprawi, że znowu wszyscy będą mogli robić wszystko – będzie eksplozja możliwości, a potem coraz mocniej pojawi się pytanie: co jest corem, co jest esencją tego, co robimy?

Paradoksalnie, ludzie będą używać promptów do tego, żeby łatwiej mówić „nie”, a nie „tak” na milion rzeczy. Menedżerowie potrzebują jednak czasu na podróże między różnymi poziomami zarządzania – od tasków przez projekty po strategię. Tej umiejętności nie zastąpi żadna automatyzacja.

Ten wpis jest częścią mojej kolekcji notatek z ciekawych podcastów, webinarów i innych treści, które uważam za wartościowe i do których sam chcę wracać. Jeśli chcesz sprawdzić oryginalne źródło, znajdziesz je tutaj: webinar AI Managers z Piotrem Nabielcem

Tag: Automatyzacja Zadan

AI to maraton, nie sprint #EN129